Pour constituer un document officiel, conformément à la circulaire du 9 septembre 2010 le cahier de textes doit présenter une structure et une progression explicites. Il doit apparaître comme un outil de communication entre le chef d’établissement et l’inspecteur, et permettre la continuité pédagogique, en cas d’absence du professeur ou d’un élève.
La nature de son contenu doit dégager un intérêt pédagogique et ne doit donc pas être une suite de dates et de numéros d’exercices, ne donnant aucune image cohérente du projet pédagogique de l’enseignant.

Contrairement au cahier de textes individuel du professeur, le cahier de textes de la classe, comportant des renseignements sur toutes les disciplines, permet, au travers de son contenu, d’avoir une idée du partage d’informations entre tous les enseignants d’une même division.

Il doit prendre une forme, certes synthétique, mais soignée, précise et claire, pour assurer une lecture aisée dégageant facilement la conformité aux programmes et aux recommandations officielles.

En début d’année, le professeur peut y insérer "la charte de la discipline".

Au cours de l’année, il doit constituer un témoin fiable de la régularité du travail effectué par le professeur. Les items à envisager sont :

• la programmation annuelle des notions et des apprentissages ;
• la démarche et les notions construites, structurées en chapitres ;
• la nature des activités et les capacités mises à l’apprentissage ;
• les évaluations sommatives datées et leur correction ;
• les travaux donnés à faire à la maison, avec la date de retour.